ARUG II: Was ab dem Geschäftsjahr 2021 zu beachten ist

Die Auswirkungen des zum 1. Januar 2020 in Kraft getretenen Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrichtlinie (ARUG II) bringen für Geschäftsjahre ab 2021 einige Veränderungen mit. Dies zeigt sich insbesondere bei Neuerungen hinsichtlich der Vorstandsvergütungen, auf die sich die Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands einstellen müssen. Dabei verfolgen die Neuregelungen vor allem den Zweck, die Ausübung von Aktionärsrechten zu erleichtern und die Mitwirkung der Aktionäre zu erhöhen. Ergänzt werden die Vorschriften durch die am 20. März 2020 aktualisierte Neufassung des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK).

Wichtige Termine

Sofern nicht schon im Jahr 2020 geschehen, muss bei börsennotierten Gesellschaften spätestens mit der ersten ordentlichen Hauptversammlung für das auf den 31. Dezember 2020 folgende Geschäftsjahr ein Beschluss zum künftigen System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder nach § 87a Abs. 1 AktG ergehen. In der Regel hat dieser daher, unter Berücksichtigung der Voraussetzung zur Vorlage des Beschlusses, im Volltext bis spätesten Juni 2021 zu erfolgen, sofern die Hauptversammlung bis 31. August 2021 stattfindet. Danach errechnet sich auch der Termin für die letztmalige Beschlussfassung. Diese muss spätestens zwei Monate nach der ersten ordentlichen Hauptversammlung in 2021 stattfinden.

Vorlage des Vergütungssystems bei der Hauptversammlung

Die Mitsprache von Anteilseignern bei der Vergütung der Organe im Rahmen der Hauptversammlung wird erhöht. Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung ein klares und verständliches System für die Vorstandsvergütung vorzulegen. Die Hauptversammlung muss dies mindestens alle vier Jahre billigen („say on pay“). Dieses Votum entfaltet keine verbindliche Wirkung. Der Aufsichtsrat muss allerdings in der nächsten Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem vorlegen. Rein formal muss das Vergütungssystem nicht tatsächlich überarbeitet werden, sondern kann unverändert vorgelegt werden. Allerdings wird eine Ablehnung wohl aus faktischen Gründen zu einer Überarbeitung führen.

Außerdem kann die Hauptversammlung zukünftig auf die Höhe der Maximalvergütung Einfluss nehmen. Diese kann durch Beschluss mit einfacher Mehrheit herabgesetzt werden. Der Aufsichtsrat muss dann die Maximalvergütung auf den von der Hauptversammlung beschlossenen niedrigeren Betrag anpassen. Der Antrag kann auch durch eine Aktionärsminderheit bei der Hauptversammlung auf die Tagesordnung gebracht werden. Dadurch wird der Einfluss der Hauptversammlung deutlich erhöht. Das Vergütungssystem sowie der dazugehörige Beschluss sind auf der Internetseite der Gesellschaft zu publizieren.

Struktur der Vorstandsvergütung

Das vom Aufsichtsrat vorgelegte Vergütungssystem muss detaillierte Bestimmungen hinsichtlich der Festvergütung und der variablen Vergütung enthalten. Bezüglich der Maximalvergütung müssen konkrete Zahlen benannt werden. Es reicht jedoch eine Konkretisierung zum Beispiel über das Vielfache der durchschnittlichen Belegschaftsvergütung aus.

Die neue Maximalvergütung umfasst die gesamte Vergütung, die mit einem Mitglied des Vorstands für das Geschäftsjahr vereinbart wurde. Hierzu zählen neben dem Festgehalt auch kurz- und langfristige variable Vergütungen, und zwar unabhängig vom Zeitpunkt ihrer Auszahlung, sowie Zusagen zur betrieblichen Altersvorsorge. Nicht einbezogen wird die Auszahlung der Restlaufzeit des Vertrags, sofern die Tätigkeit vorzeitig beendet wird. Die Maximalvergütung kann dabei für jedes Vorstandsmitglied einzeln oder für den gesamten Vorstand festgesetzt werden.

Außerdem hat sich die Vergütung nicht mehr nur wie bisher auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten. Es kommt jetzt auch das Kriterium der Langfristigkeit hinzu. Dies spiegelt sich nach dem überarbeiteten DCGK vor allem in der Festsetzung der variablen Bestandteile der Vergütung wider. Danach soll sich ein großer Teil der Vergütung an dem langfristigen Erreichen von strategischen Zielen orientieren. Der entsprechende Anteil soll den Anteil der Vergütung, die sich auf kurzfristige Ziele bezieht, übersteigen. Nach der Empfehlung des DCGK soll aus diesem Grund die variable Vergütung vorrangig in Aktien der Gesellschaft anzulegen sein und dem Vorstandsmitglied erst nach vier Jahren einen Zugriff auf die Beträge ermöglichen. Sofern sich die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft negativ entwickelt, soll die variable Vergütung durch Malus-Klauseln einbehalten oder gar durch Clawback-Klauseln zurückgefordert werden können.

Erstellung eines jährlichen Vergütungsberichts

Ab sofort müssen Aufsichtsrat und Vorstand jährlich einen Bericht über ihre Vergütungen erstellen. Damit werden die bisher im Konzernanhang oder Lagebericht zu machenden Angaben ersetzt und in einen eigenen Vergütungsbericht verlagert.

Zu beachten ist, dass der Aufsichtsrat, der bislang nur für die Überprüfung der Angaben in den Rechnungsunterlagen zuständig war, nun mitverantwortlich für die Berichterstattung ist. Ebenfalls neu ist die Berichtspflicht über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder, die nun neben der Vergütung der Vorstände individualisiert angegeben werden muss. Lediglich, wenn die Gesellschaft durch die Offenlegung nicht unerhebliche Nachteile erfährt oder sich die Angaben auf individuelle Familiensituationen beziehen, sind Ausnahmen möglich.

Der Vergütungsbericht muss vom Abschlussprüfer auf Vollständigkeit geprüft und durch einen entsprechenden Vermerk dem Bericht beigelegt werden. Ebenso ist er auf der Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen und muss zehn Jahre lang kostenlos zugänglich sein.

Identifizierung von Aktionären

Börsennotierte Gesellschaften haben zukünftig das Recht auf Identifikation ihrer Aktionäre („know your shareholder“). Der Informationsanspruch geht dabei über die bisherigen Identifikationsmöglichkeiten hinaus und stellt vor allem bei Inhaberaktien eine wesentliche Neuerung dar. Es besteht jedoch keine Pflicht der Gesellschaft zur Identifikation. Die Anfrage zur Identitätsermittlung muss von einem Intermediär zum nächsten weitergereicht werden, bis der letzte erreicht ist. Dieser muss die Informationen dann direkt an die Gesellschaft übermitteln, es sei denn die Gesellschaft verlangt etwas anderes. Dann muss die Information entlang der Kette zurückfließen. Kann der letzte Intermediär die Frage nach der Identität mangels entsprechender Informationen nicht erteilen, so trifft ihn keine Nachforschungspflicht. Es besteht auch keine Pflicht des Aktionärs zur Mitteilung der Daten an den Aktionär. Bei Namensaktien ergibt sich diese Pflicht aber unmittelbar gegenüber der Gesellschaft.

Geschäfte mit nahestehenden Personen

Das ARUG II sieht auch neue Regelungen zu Geschäften mit der Gesellschaft nahestehenden Unternehmen und Personen vor („related party transactions“). Bei Geschäften mit nahestehenden Personen, deren wirtschaftlicher Wert allein oder zusammen mit anderen im laufenden Geschäftsjahr getätigten Geschäften 1,5 % der Summe aus Anlage- und Umlaufvermögen übersteigt, bedarf es nun der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats. Bisher lag die Grenze bei 2,5 % des Verhältnisses von Volumen des Geschäfts zur Summe des Anlage- und Umlaufvermögens. Alternativ kann auch die Zustimmung durch einen hierzu errichteten Aufsichtsratsausschuss erfolgen. Davon ausgenommen sind Geschäfte, die in einem ordentlichen Geschäftsgang und unter marktüblichen Bedingungen getätigt werden. Die Ausnahmen gelten auch für Geschäfte, die der Zustimmung der Hauptversammlung bedürfen, oder bei Geschäften mit 100%igen Tochtergesellschaften.

Bezüglich des Begriffs der nahestehenden Person gelten die gleichen Regeln wie bei IAS 24. So liegt ein solches Näheverhältnis zum Beispiel bei Personen oder deren Familienangehörigenvor, sofern diese das Unternehmen beherrscht oder an dessen gemeinsamer Führung beteiligt ist, einen maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmen hat oder eine Schlüsselposition im Management der Gesellschaft oder des Mutterunternehmens bekleidet. Als Indiz hierfür gilt eine Beteiligung ab 20%.

Unter den weit auszulegenden Begriff des Geschäfts fallen sowohl Käufe oder Verkäufe als auch die Erbringung oder der Bezug von Dienstleistungen.

Neue Empfehlungen des DCGK

Durch den neuen Deutschen Corporate Governance Kodex ergeben sich auch Empfehlungen zur Anforderung an die Unabhängigkeit von Aufsichtsräten sowie zur Anzahl von Aufsichtsratsmandaten.

So soll zukünftig mehr als die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder, die von den Aktionären gewählt werden, unabhängig von der Gesellschaft und vom Vorstand sein. Gegen eine Unabhängigkeit spricht, dass das Aufsichtsratsmitglied oder ein naher Angehöriger in den letzten zwei Jahren Mitglied des Vorstands der Gesellschaft war oder eine wesentliche geschäftliche Beziehung mit der Gesellschaft unterhält. Auch eine Tätigkeit im Aufsichtsrat der Gesellschaft von mehr als 12 Jahren kann gegen eine Unabhängigkeit sprechen. Sollte das Aufsichtsratsmitglied dennoch als unabhängig angesehen werden, ist dies in der Erklärung zur Unternehmensführung zu begründen.

Eine Neuerung enthalten auch die Empfehlungen das DCKG zum sogenannten Overboarding. Aufsichtsratsmitglieder, die keinem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehören, sollen höchstens fünf Aufsichtsratsmandate bei konzernexternen börsennotierten Gesellschaften innehaben. Dabei wird die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden doppelt gezählt.

Statt wie bisher drei, sollen Vorstände nun nur noch maximal zwei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften wahrnehmen.

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